Manual de Normas de Lubrificação – A Necessidade de Documentação

Todo mundo se lembra do primeiro carro. A sensação de liberdade aliada a um leve toque de medo ao descer a estrada é uma experiência difícil de esquecer. Igualmente difícil de esquecer é quando o primeiro carro requer manutenção ou reparos. No meu caso, o carro era um Jeep Wagoneer 1983, e não faltaram reparos a serem feitos.

Um dia, meu pai me trouxe um manual de Chilton para o meu carro. Estava cheio de instruções, diagramas e guias de solução de problemas. Tornou os trabalhos significativamente mais fáceis de executar, mas também forneceu especificações muito necessárias em itens como torque, tolerâncias e outras especificações para fazer o veículo operar melhor e com mais confiabilidade. Chilton mudou principalmente para uma plataforma online agora, mas ainda tenho esse manual físico.

A ideia de ter um manual servindo para melhorar a compreensão e o desempenho não é um conceito novo, mas não é tão empregado no espaço industrial quanto deveria – especialmente no que se refere à lubrificação. A maioria das instalações pode ter manuais de operação para um equipamento com algumas instruções relacionadas à lubrificação, mas muitos não chegam ao nível de detalhamento necessário para garantir a operação confiável do equipamento. Muitas instalações também não possuem um conjunto de padrões relacionados às atividades de lubrificação necessárias para sustentar o programa. É por isso que ter um manual de padrões de lubrificação é um componente chave de um programa de lubrificação.

Um manual de padrões deve ser um documento vivo que descreva cada aspecto do programa de lubrificação e forneça orientação sobre como as atividades devem ser executadas. A ideia é que ele sirva como um repositório de informações que podem ser chamadas quando necessário e como uma forma de manter o programa em um estado consistente. Com a rotatividade de funcionários ou mudança de prioridades, o manual de padrões torna-se uma cápsula do tempo de como o trabalho deve ser feito e gerenciado e até mesmo quem faz o trabalho.

Embora essa seja uma boa prática para uma única instalação, muitas vezes é benéfico estabelecer um manual de padrões para toda a empresa que ajudará a fornecer consistência em uma frota de instalações. Isso também fornece um canal para explorar as fábricas para descobrir quais programas estão mais estabelecidos e registrar essas práticas para compartilhar com todos os outros. É incrível a frequência com que você vê duas fábricas pertencentes à mesma empresa com uma enorme diferença em seus programas de lubrificação. Quando feito corretamente, um manual de padrões corporativos reunirá as partes interessadas das diferentes fábricas para criar um documento que será compartilhado com seus pares para elevar o programa de todos.

A documentação é um requisito para a maioria das empresas com certificação ISO. Por exemplo, ISO 9000 e ISO 55000 têm requisitos de documentação com os quais você pode comparar suas atividades. A lubrificação não deve ser diferente. O manual de normas pode servir como uma ferramenta de auditoria interna usada para criar consistência nas atividades. Em uma periodicidade definida, as práticas atuais podem ser comparadas ao manual escrito, as lacunas podem ser identificadas e ações corretivas podem ser tomadas para remediar quaisquer problemas. O inverso também é verdadeiro: se o que está sendo feito no campo é uma prática melhor do que o que está documentado, o manual de normas deve ser atualizado para refletir isso. Isso mantém o manual atualizado, tornando-o um documento verdadeiramente vivo.

O primeiro padrão mundial centrado em lubrificação para programas de lubrificação, um documento chamado ICML 55, foi escrito por mais de quarenta especialistas no assunto em lubrificação e confiabilidade e lançado pelo ICML. Em seu texto, exige padrões documentados. Ele afirma: “A organização deve criar, executar e manter um manual de lubrificação que especifique claramente os aspectos associados à execução, gerenciamento e melhoria contínua da política de lubrificação da organização, objetivos estratégicos e planos”.

Embora a documentação por si só não melhore as práticas de campo, ela inicia o processo de melhoria. Alguns veem o desenvolvimento do manual de padrões como um exercício para colocar no papel o objetivo de como o programa de lubrificação será executado. Com essa mentalidade, alguns perguntam: “O que deve ser encontrado em um manual de padrões?” É uma boa pergunta e, para construir um manual completo, você deve pensar no programa de lubrificação de forma holística. Abaixo estão várias áreas-chave para documentar.

• Seleção do Lubrificante — Selecionar o lubrificante adequado é fundamental para a saúde da máquina. Fazer isso corretamente requer equilibrar as necessidades do equipamento, o número de lubrificantes no local, o preço do lubrificante e a capacidade do fornecedor de fornecer o lubrificante em tempo hábil. Um mecanismo para selecionar, consolidar e revisar seu fornecedor deve ser incluído.
• Recepção e armazenamento de lubrificantes — Os lubrificantes recebidos podem estar contaminados ou comprometidos, o que os torna impróprios para uso. À medida que são armazenados, podem se deteriorar e ficar ainda mais contaminados. A documentação de aspectos como teste de lubrificantes recebidos, requisitos da sala de lubrificação e gerenciamento de estoque é fundamental para esta etapa.
• Manuseio e Aplicação de Lubrificantes — Levar os lubrificantes para as máquinas e aplicá-los da maneira correta é onde muitos programas ficam aquém. Esta área representa a maior área de melhoria para a maioria das empresas. Os principais itens a serem documentados aqui são ferramentas e dispositivos usados ​​para aplicar e transferir lubrificantes, como as tarefas são executadas, como são gerenciadas e registradas e como as máquinas são configuradas para receber lubrificantes da melhor maneira possível.
• Controle de Contaminação e Recondicionamento de Lubrificantes — A maioria das máquinas falha devido a algum mecanismo relacionado à contaminação. Isso vale para os lubrificantes. Devemos garantir que estamos equipando as máquinas e as pessoas com as melhores ferramentas e acessórios para combater isso. Esta seção será sobre filtragem, exclusão de contaminantes e definição de metas/alarmes de nível de contaminação tangíveis.
• Monitoramento de condição, análise de lubrificante e solução de problemas — Existem muitos métodos preditivos diferentes disponíveis e todos devem ser harmonizados para obter o máximo benefício. Nesta seção, você deve documentar atividades de amostragem, seleção de laboratório, metodologia para integrar todas as ferramentas preditivas e inspeções, estratégias de RCA e alarmes e limites para cada teste.
• Conservação de energia, saúde e meio ambiente — Uma área importante que continua a receber mais escrutínio, especialmente no que diz respeito aos lubrificantes. Temos que ser capazes de fazer nosso trabalho de maneira segura que não afete o meio ambiente, ao mesmo tempo em que reduzimos a pegada de carbono da instalação. Todos esses aspectos devem ser documentados, como descarte de lubrificantes, lubrificantes a serem usados ​​para economia de energia, diretrizes de segurança para todas as tarefas e gerenciamento ativo de vazamentos.
• Pessoal e realização de tarefas — Em muitas instalações, a lubrificação é uma tarefa compartilhada entre muitos departamentos. Isso pode levar à falta de responsabilidade e às tarefas que não são realizadas. Deve ser escrito quem é o responsável por cada tipo de tarefa de lubrificação, como a tarefa deve ser realizada e o sistema envolvido no gerenciamento do programa.
• Treinamento das Partes Interessadas — A lubrificação costuma ser considerada uma tarefa insignificante, e o treinamento formalizado nessa área não acontece no nível que deveria. Muitas vezes, é simplesmente um treinamento no estilo de aprendiz, onde os maus hábitos são transmitidos. O treinamento deve ser direcionado para o trabalho que está sendo executado, e os treinamentos e certificações esperados por cargo devem ser desenvolvidos e documentados.
• Métricas do programa — Deixar de rastrear qualquer coisa dentro do programa leva à ambiguidade sobre o que está acontecendo e torna difícil saber onde melhorar. Para cada uma das áreas-chave do programa de lubrificação, um conjunto de indicadores-chave de desempenho (métricas) deve ser decidido e os mecanismos para acompanhá-los devem ser estabelecidos.
• Estado de referência ideal — Ao longo de todo o documento, não precisamos tratar cada equipamento ou cada tarefa da mesma maneira. Atividades, tarefas e ferramentas devem ser selecionadas com base no impacto e custo. Uma maneira comum de fazer isso é com base na criticidade da máquina e nos requisitos de mão de obra.

Ao dedicar tempo para desenvolver os padrões, você pode estabelecer uma linha de base de expectativas para todos os membros da equipe de lubrificação. Sem ter um plano ou qualquer coisa no papel, o status quo prevalece, e um ciclo contínuo de reversão aos maus hábitos vence. Não basta apenas escrever o documento, colocá-lo em ação e envolver sua equipe em seu desenvolvimento. Esta é uma maneira de iniciar uma iniciativa de melhoria de base em sua fábrica.