Por que você deve usar a manutenção baseada em procedimentos

Imagine uma operação em que não haja acidentes com afastamento, a eficácia geral do equipamento (OEE = Overall Equipment Effectiveness) esteja aumentando e haja um plano para lidar com a escassez de habilidades. Esses locais existem, e é provável que estejam usando manutenção baseada em procedimentos.

Este tipo de manutenção envolve simplesmente ter todas as atividades de manutenção documentadas em um procedimento. Os procedimentos são seguidos passo a passo na realização de manutenções avarias, corretivas e preventivas.

Esse nível de excelência operacional vem com disciplina, não apenas disciplina que lida com pessoas fazendo o que deveriam fazer (ou não), mas disciplina para o processo e eliminando variações.

Esse é o objetivo da manutenção baseada em procedimentos: eliminar a variação em todos os aspectos da manutenção, incluindo coleta de dados, reparos, calibração e comissionamento. Outro objetivo da manutenção baseada em procedimentos é eliminar e reduzir as chances de erros da equipe de manutenção.

Ao garantir que todas as atividades sejam executadas da mesma maneira, as organizações podem realizar três entregas principais: construir uma biblioteca de conhecimento para sobreviver à lacuna de habilidades, identificar as principais áreas de variabilidade e reduzir essa variabilidade para obter resultados consistentes das atividades e minimizar as chances de um erro durante as atividades de manutenção.

O uso de procedimentos deve ser pensado com bastante antecedência. Sem esta abordagem pensada, a adoção dos procedimentos falhará. Os procedimentos precisam ser organizados para que possam ser localizados rapidamente.

Eles devem ser escritos de forma que não haja má interpretação do significado da tarefa e para que falantes não nativos de inglês possam entender. Por último, eles devem ser utilizados pela equipe, com feedback capturado e usado para melhorá-los.

Histórico de Procedimentos em Manutenção

O uso de procedimentos pode ser rastreado há muitas décadas, e os resultados falam por si. Considere o USS Thresher (Submarino nuclear americano), que foi perdido junto com 129 vidas em 10 de abril de 1963. Uma investigação sobre a perda do submarino concluiu que foi o resultado de inundações causadas provavelmente pela falha de um componente do sistema de água do mar que pode ter sido reinstalado inadequadamente durante uma revisão do estaleiro. Havia fatores adicionais, mas a principal descoberta foi que o componente foi reinstalado incorretamente.

O resultado da investigação levou a Marinha dos EUA a implementar um novo programa para abordar a segurança dos submarinos. Este programa era conhecido como “SubSafe”. Esse programa exigia que procedimentos escritos detalhados e listas de verificação fossem desenvolvidos e seguidos à risca por todo o pessoal envolvido na manutenção de componentes específicos de todos os sistemas que afetam a segurança submarina.

Até o momento, a Marinha não perdeu um submarino devido a um erro de manutenção no programa SubSafe. Isso mostra o impacto que um programa de manutenção robusto baseado em procedimentos pode ter na confiabilidade e segurança.

Mais tarde, na década de 1960, havia um foco em melhorar a confiabilidade das aeronaves comerciais. Este estudo, publicado por Nowlan e Heap, trouxe à luz que a maioria das falhas não foram induzidas pelo tempo ou desgaste, mas foram aleatórias ou desencadeadas por manutenção ou instalação inadequada. Observando os seis padrões de falha, observou-se que o padrão de falha seis, que apresenta um alto nível de mortalidade infantil seguido por uma taxa de falha aleatória e consistente, foi mais prevalente em 68%.

Isso indica que a maior probabilidade de falha é quando o equipamento é novo ou recém-formado. Então, o que levou a esse aumento? As causas podem estar relacionadas ao projeto, defeitos de fabricação, defeitos de instalação, comissionamento inadequado, manutenção de rotina inadequada e mão de obra de manutenção.

Considerando as causas da alta probabilidade de falha de equipamentos novos ou recentemente revisados, foi determinado que mais manutenção não era a resposta. A solução estava relacionada ao controle da variação das atividades. Essas atividades incluíam coisas como revisões de projeto, programas de certificação e qualidade de fornecedores e o desenvolvimento de procedimentos para operação e manutenção de equipamentos.

Houve um esforço consciente para deixar de depender de treinamento prático, intuição etc., para o uso de procedimentos técnicos detalhados. Como resultado dessas mudanças, juntamente com a mudança para manutenção baseada em condições de manutenção baseada em tempo, as taxas de incidentes em aeronaves em todo o mundo caíram de quase 40 incidentes por 1 milhão de decolagens no início da década de 1960 para apenas um ou dois incidentes por 1 milhão de decolagens. em 2016.

Importância dos Procedimentos

A manutenção baseada em procedimentos serve para abordar duas questões chave ao realizar atividades de manutenção. Primeiro, reduz a variação que ocorre quando muitos artesãos estão realizando o mesmo trabalho. Considere quantas maneiras existem para reconstruir uma bomba.

Como acontece a desmontagem? Ela ocorre com maçarico de precisão e martelo, ou com ferramentas adequadas? A reconstrução acontece em uma sala limpa ou em uma oficina suja, o que pode contribuir para a contaminação? As peças são inspecionadas de acordo com um padrão ou deixadas à experiência do reconstrutor?

Existe uma lista padrão de peças que são substituídas ou é deixada para a inspeção? Um componente de travamento de rosca é usado durante a remontagem? As folgas são verificadas com base na experiência ou especificações técnicas? Os fixadores são apertados usando uma chave de torque ou a força do reconstrutor? Como a bomba é testada antes de ser colocada de volta em estoque ou serviço?

Se você fizesse essas perguntas a um grupo de artesãos, provavelmente obteria uma ampla gama de respostas, e duas pessoas não teriam o mesmo processo de reconstrução e comissionamento de uma bomba. Essa variação torna praticamente impossível estabelecer a causa raiz de uma falha prematura ou mau desempenho de uma bomba recondicionada. Um procedimento baseado na experiência da equipe pode capturar o conhecimento coletivo e colocá-lo em um método repetível e consistente, eliminando essa variação.

Em segundo lugar, a manutenção baseada em procedimentos minimiza as chances de um indivíduo cometer um erro. Existem vários tipos de fatores que podem contribuir para um erro, e é importante entender esses fatores para garantir que os procedimentos sejam escritos para resolvê-los.

Por exemplo, os fatores antropométricos são aqueles relacionados ao tamanho ou força da pessoa que realiza a atividade. Estes são abordados principalmente por meio de um redesenho ou ferramentas e não com procedimentos.

Os fatores sensoriais humanos são aqueles preocupados com a facilidade com que as pessoas podem ver, ouvir, sentir e até cheirar o que está acontecendo ao seu redor. Estes também são abordados principalmente por meio de redesenho ou com ferramentas e não por meio de procedimentos.

Os fatores fisiológicos referem-se a estresses ambientais, como altas ou baixas temperaturas, excesso de ruído, umidade etc. Mais uma vez, estes não podem ser abordados por meio de procedimentos.

Os fatores psicológicos estão relacionados às causas das quais os erros são cometidos. Os erros psicológicos são divididos em dois tipos: erros não intencionais, que ocorrem quando alguém faz uma tarefa incorretamente, e erros intencionais, que acontecem quando alguém deliberadamente se propõe a fazer algo, mas o que eles fazem é inadequado.

O erro pretendido pode ser um defeito ou uma violação. Um erro é uma aplicação equivocada de uma boa regra, uma aplicação de uma regra ruim ou uma resposta inadequada a uma situação anormal. Uma violação é quando alguém, consciente e deliberadamente, comete um engano. Os procedimentos ajudam a resolver falhas e enganos não intencionais, mas não violações.

Ao levar em conta as diferentes formas como as atividades são executadas, os tipos de erros cometidos e utilizando um ciclo de feedback, a manutenção baseada em procedimentos leva o conhecimento de todos os artesãos e o incorpora ao procedimento. O resultado é a maneira mais segura, eficiente e confiável de concluir a tarefa.

Como os procedimentos afetam a confiabilidade

Assim que a manutenção baseada em procedimentos estiver em vigor, a operação verá melhorias notáveis ​​em cinco áreas principais: segurança, confiabilidade, falhas de inicialização, tempo médio de reparo e gerenciamento de conhecimento.

A segurança melhorará à medida que as tarefas forem bem planejadas com os riscos identificados. Isso permite o desenvolvimento de atividades efetivas de redução de risco. Além disso, os procedimentos podem ser usados ​​em caso de falha, o que pode diminuir os riscos associados ao trabalho não planejado.

A confiabilidade aumentará à medida que as tarefas forem concluídas de forma consistente com as especificações técnicas adequadas. Isso reduz falhas prematuras. Caso ocorra uma falha, ela pode ser analisada para determinar a causa raiz, uma vez que os procedimentos e atividades são definidos e consistentes.

As falhas de inicialização diminuirão, pois os procedimentos garantirão que todos os parafusos sejam apertados corretamente, a área seja inspecionada, todos os objetos estranhos sejam removidos e as atividades de comissionamento adequadas sejam executadas.

O tempo médio de reparo será reduzido, pois está disponível um procedimento que diminuirá o tempo de reparo e todas as informações necessárias estão prontamente disponíveis.

A gestão do conhecimento é outro benefício da manutenção baseada em procedimentos. Com essa abordagem, a experiência e o conhecimento de artesãos veteranos podem ser capturados em procedimentos e transferidos para artesãos juniores.

Introdução à manutenção baseada em procedimentos

A manutenção baseada em procedimentos é usada por muitos setores que exigem alto tempo de atividade, como energia nuclear, marinha nuclear e aviação, para citar alguns. Mas só porque essas indústrias usam não significa que você não pode. Aqui está o que você precisa para começar a manutenção baseada em procedimentos:

Comece documentando as etapas para concluir as tarefas de manutenção preventiva (PM). Percorra todas as tarefas e documente cada etapa do procedimento, incluindo quaisquer especificações técnicas específicas. Uma vez que o procedimento tenha sido desenvolvido, revise-o e certifique-se de que representa a melhor prática para completar a tarefa. Isso pode levar muitas revisões ou revisões. O procedimento pode ser desenvolvido por um artesão sênior, um planejador ou fazendo com que os aposentados recentes voltem para fornecer as informações.

Crie uma lista de verificação que pode ser usada ao concluir o procedimento. As listas de verificação são empregadas em todas as principais indústrias como forma de garantir que nada seja perdido. Pode haver um retrocesso na utilização de uma lista de verificação, pois os artesãos podem dizer que são habilidosos. No entanto, médicos e pilotos os usam para garantir que nada seja perdido, então por que os artesãos não deveriam?

Defina um programa de treinamento e certificação para os novos procedimentos que exigirão que os artesãos sejam treinados na tarefa e na manutenção baseada em procedimentos antes de serem autorizados a realizar atividades críticas. Este treinamento deve ser realizado pelo(s) indivíduo(s) responsável(is) pelo desenvolvimento do procedimento.

Uma vez treinados os artesãos, reforce o uso dos procedimentos. Realize auditorias para verificar se eles são seguidos e se apenas pessoal treinado os está usando. Tente recompensar aqueles que adotam a manutenção baseada em procedimentos.

Além disso, utilize o feedback fornecido sobre os procedimentos. Isso não significa tomar todos os comentários como verdade absoluta. Em vez disso, significa revisar, avaliar e usar o feedback ou fornecer explicações sobre por que o feedback não será usado. Esse tipo de abordagem ajudará a garantir que o feedback seja fornecido.

À medida que mais tarefas de manutenção são convertidas em procedimentos, desenvolva e use um único modelo. Isso promoverá a consistência em toda a organização, tornando a manutenção baseada em procedimentos mais fácil de implementar e sustentar.

Um cuidado ao usar artesãos para escrever procedimentos é primeiro treiná-los no processo. Os procedimentos precisam ser específicos e acionáveis ​​sem qualquer informação desnecessária. Outra abordagem é fazer com que um artesão escreva o procedimento e depois edite-o por um redator técnico. Ambas as abordagens têm seus prós e contras, portanto, certifique-se de escolher a certa para sua organização.

Escrevendo procedimentos utilizáveis

Escrever procedimentos não é uma tarefa fácil. Muitas pessoas têm opiniões diferentes sobre a sequência, especificações etc. Uma vez resolvido, o procedimento deve ser escrito de forma que possa ser seguido por todos os artesãos, incluindo falantes não nativos de inglês. Felizmente, com o inglês sendo o idioma universal da aviação, podemos continuar aprendendo com a indústria da aviação. Esta indústria desenvolveu um inglês técnico simplificado.

O inglês técnico simplificado é uma versão controlada do inglês projetada para ajudar os usuários da documentação de manutenção em inglês a entender o que leem. A escrita técnica pode ser complexa e difícil de entender, mesmo para falantes nativos de inglês. O inglês técnico simplificado torna os procedimentos fáceis de entender e seguir, eliminando problemas de idioma e reduzindo falhas prematuras e induzidas por manutenção.

O inglês técnico simplificado fornece um conjunto de regras de escrita e um dicionário de vocabulário controlado. As regras cobrem gramática e estilo. O dicionário especifica as palavras que podem ser usadas e aquelas que não podem. Para as palavras selecionadas, há apenas uma palavra para um significado e uma parte do discurso para uma palavra.

Alguns dos benefícios do inglês técnico simplificado incluem reduzir a ambiguidade, aumentar a clareza da redação técnica, melhorar a compreensão para pessoas cuja primeira língua não é o inglês e aumentar a confiabilidade do equipamento, diminuindo a probabilidade de defeitos serem introduzidos durante a manutenção e a montagem.

A especificação simplificada e técnica em inglês não é fácil de aprender, mas treinamento e software estão disponíveis. Mesmo sem se tornar um especialista, você ainda pode tornar seus procedimentos mais legíveis e aumentar a confiabilidade. Comece com algumas diretrizes básicas de redação e revisando os procedimentos antes de serem emitidos. Algumas das melhores práticas para escrever procedimentos incluem o seguinte:

• Use frases curtas. O limite máximo recomendado é de 20 palavras em uma frase processual e 25 palavras em uma frase descritiva.
• Restrinja grupos de substantivos para menos de 3.
• Restrinja os parágrafos a menos de seis frases.
• Evite gírias ou jargões.
• Evite a voz passiva.
• Seja o mais específico possível.
• Use artigos indefinidos (um, uma, uns, umas) e definidos (o, a, os, as) sempre que possível
• Use tempos verbais simples (passado, presente e futuro).
• Escreva etapas sequenciais como frases separadas.
• Coloque os comandos em primeiro lugar nos avisos e cuidados, com exceção de certas condições.
• Use a palavra “que” depois de orações subordinadas que usam verbos como “certifique-se” e “mostrar”.
• Introduza um item de lista com um traço (hífen).
• Use gráficos quando necessário para esclarecer o significado. Uma imagem vale mais que mil palavras.
• Use a palavra “aviso” para proteger contra danos ao pessoal, mas a palavra “cuidado” para proteger contra danos ao equipamento.

Uma vez que o procedimento esteja escrito, revise e exclua qualquer informação que não seja relevante (ou seja, em vez de óleo lubrificante sintético, use apenas óleo). Procedimentos bem escritos devem ajudar a eliminar qualquer má interpretação e trazer clareza ao artesão que realiza a atividade. Aqui está um exemplo de como a redação de uma etapa processual pode ser aberta à interpretação. A tarefa “substituir o filtro” pode significar tanto colocar de volta o filtro que você tirou ou instalar um novo filtro.

Agora você pode ver como uma pessoa pode realizar uma tarefa e como outra a executaria de forma diferente. Uma vez que a tarefa esteja clara, uma especificação técnica deve ser adicionada para que a tarefa possa ser executada de acordo com um padrão, como “Apertar a 15 libras-pé”. O resultado de tornar a tarefa clara e adicionar uma especificação seria: “Instale um novo filtro e aperte a 15 libras-pé”. Essa tarefa é simples, clara, fácil de entender e pode ser realizada de maneira consistente e repetível.

Se uma organização decidir não seguir o inglês técnico simplificado, pelo menos deve haver um padrão para escrever os procedimentos para que todos o façam da mesma maneira. Embora possa parecer loucura ter um procedimento para escrever um procedimento, é vital para consistência e repetibilidade.

Procedimentos de uso da equipe

Uma das partes mais difíceis da implementação da manutenção baseada em procedimentos é a mudança que ela traz para uma organização. De fato, haverá uma mudança na forma como a manutenção é realizada para todos os níveis do departamento de manutenção. Por exemplo, os artesãos devem seguir procedimentos e especificações e confiar menos na experiência pessoal e na intuição.

Os supervisores de manutenção estão agora focados em garantir que os procedimentos sejam usados ​​e atualizados. Os planejadores tornam-se mais determinados a atualizar os procedimentos para que estejam prontamente disponíveis para uso.

Ajudar uma organização nessa mudança não é fácil. Isso exigirá uma abordagem bem pensada. Eu pessoalmente gosto de usar a estrutura de consciência, desejo, conhecimento, habilidade e reforço (sigla ADKAR tradução: Awareness = Consciência, Desire = Desejo, Knowledge =Conhecimento, Ability = Habilidade e Reinforcement = Reforço). Esse método permite que as organizações planejem e gerenciem a mudança que está sendo implementada, além de trazer as pessoas junto com a mudança.

Cada etapa da estrutura fornece ações específicas que devem ser tomadas, como consciência da necessidade de mudança, desejo de participar e apoiar a mudança, conhecimento de como mudar, capacidade de implementar habilidades e comportamentos necessários e reforço para sustentar a mudança.

Todo o propósito de usar uma estrutura como o ADKAR é identificar quaisquer preocupações associadas à mudança, abordá-las, expressar como a mudança beneficiará a equipe, fornecer o conhecimento e o treinamento e, finalmente, demonstrar que a mudança não é um sabor do mês. Quanto mais tempo for gasto planejando e gerenciando a mudança, maior a probabilidade de a mudança ser adotada e sustentada.

A manutenção baseada em procedimentos tem a oportunidade de gerar melhorias significativas em segurança, confiabilidade e operações. Mas antes que uma organização possa saltar para a manutenção baseada em procedimentos, deve haver um plano de como ela será implementada, quem escreverá os procedimentos, em que padrão os procedimentos serão escritos e como a equipe será treinada nos novos procedimentos.

Com a manutenção baseada em procedimentos adotada pela Marinha dos EUA, indústrias de aviação e energia nuclear, os resultados foram comprovados. Se esses tipos de organizações estão usando manutenção baseada em procedimentos, o que está impedindo sua organização de usá-la?

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Por Noria Corporation. Traduzido pela equipe técnica da Noria Brasil.