Treinamento de MRO: Aumentando o Tempo de Atividade por meio da Gestão de Peças de Reposição

Ao longo dos muitos anos de envolvimento com programas de almoxarifado de Manutenção, Reparo e Operações (MRO), um fato importante se destaca dos demais: os colaboradores do almoxarifado de MRO recebem significativamente menos treinamento do que os colaboradores de outros departamentos em toda a organização.

Frequentemente, os almoxarifados de MRO são vistos como um gasto, não como um investimento, e aqueles que supervisionam esses almoxarifados têm dificuldade em obter o financiamento necessário para adequar adequadamente seu departamento e realizar melhorias que aumentariam a eficiência do departamento e beneficiariam toda a organização.

Aqueles responsáveis pela aprovação do orçamento das instalações estão dispostos a aceitar a contagem cíclica de milhares de dólares em peças de reposição, erroneamente acreditando que faz parte dos negócios. Desde que os ativos sejam reparados e retornem à produção, estão satisfeitos em varrer problemas subjacentes maiores para debaixo do tapete. Essa mentalidade pode ter repercussões custosas para toda a organização.

No entanto, ao reconhecer o impacto que um almoxarifado de MRO pode ter e tomar medidas para garantir sua eficiência e avanço, uma organização pode reduzir seus custos, aumentar seu tempo de atividade e garantir o sucesso de seus colaboradores.

Chaves para o Sucesso do Almoxarifado de MRO

O associado do almoxarifado de MRO desempenha um papel fundamental em garantir que as peças estejam prontamente disponíveis para o programa de manutenção de uma organização. É comum que essas organizações tenham associados de MRO trabalhando em estreita colaboração com o departamento de recebimento para garantir que os itens recebidos correspondam ao que foi pedido e não estejam danificados.

Embora esta seja uma boa prática, infelizmente, durante minhas visitas às instalações, tenho constatado que muitas vezes esses associados não são devidamente treinados nesse processo. Muitas vezes, o único treinamento que recebem é sobre como:

• Utilizar o sistema atual para procurar e emitir peças.
• Armazenar o estoque.
• Processar uma devolução.
• Concluir quaisquer atividades 5S necessárias.

No entanto, para obter sucesso, os colaboradores também devem saber:

• Como a peça deve se parecer.
• Como avaliar as peças em busca de danos.
• Como armazenar as peças adequadamente.
• Quais necessidades especiais de armazenamento cada peça possui.
• Como realizar manutenção preventiva (PM).
• Como conduzir contagens cíclicas.

Quando questionados sobre por que essas organizações não oferecem esse treinamento crucial, geralmente ouço a resposta típica: “Não temos tempo.” Isso deixa a responsabilidade de concluir essas tarefas para o departamento de compras/recebimento, que frequentemente está com pouco tempo disponível.

Desenvolvendo um Programa de Treinamento

É fundamental para as organizações desenvolverem um programa de treinamento de classe mundial para todos os associados do almoxarifado de MRO, a fim de garantir a integridade de todas as peças e materiais de manutenção utilizados para dar suporte à manutenção dos ativos críticos das instalações.

Esses programas de treinamento também cultivam um senso de orgulho e responsabilidade nos associados de MRO, tornando-os mais capacitados para compreender e auxiliar os técnicos de manutenção em suas necessidades e solicitações. MRO e manutenção de planta devem trabalhar em conjunto para assegurar que as instalações enfrentem um tempo de inatividade mínimo e produzam um produto de qualidade para seus clientes.

Compreendendo o Sistema de Estoque

O treinamento deve começar com a compreensão de como o sistema de estoque específico da organização opera. Durante esse período, os colaboradores devem passar um tempo na doca de recebimento para adquirir conhecimento sobre como o processo de recebimento funciona e como os pedidos de compra são atualizados no sistema após serem recebidos.

Realização de Inspeções

Em seguida, os colaboradores devem aprender o processo de inspeção. Isso inclui:

• Realizar inspeção visual em busca de qualquer dano nas peças.
• Revisar rótulos e etiquetas para identificar números de peça específicos.
• Verificar se as peças foram adequadamente embaladas e armazenadas.

Também é uma boa ideia que os colaboradores responsáveis pelo recebimento treinem os colaboradores de Manutenção, Reparo e Operação (MRO) sobre como localizar, revisar e compreender as diferentes partes do pedido de compra, como:

• Números de item.
• Quantidades.
• Datas de pedido.
• Datas previstas de entrega.
• Informações do fornecedor.

Essas informações são extremamente úteis para responder a qualquer pergunta que a equipe de manutenção possa ter sobre uma peça específica.

Operação de Equipamentos Pesados

Por fim, todos os colaboradores de MRO devem ser treinados para operar equipamentos pesados, como:

• Empilhadeiras.
• Rebocadores.
• Carrinhos.
• Outros veículos de transporte elétrico.

Muitas vezes, observei que, se uma organização fornece esse treinamento, geralmente é apenas para um ou dois colaboradores de MRO. Essa tática acaba causando atrasos na obtenção das peças necessárias para a equipe de manutenção, o que prejudica sua capacidade de consertar equipamentos com falhas de maneira oportuna.

Organização de um Almoxarifado de Manutenção, Reparo e Operações (MRO)

Após o recebimento, os colaboradores de MRO devem compreender como armazenar adequadamente cada peça no almoxarifado, levando em consideração cuidadosamente quaisquer requisitos específicos que possam existir. Por exemplo, fusos de esferas devem ser armazenados completamente na vertical ou na horizontal, em blocos em forma de V, e em uma temperatura específica para evitar deformações.

Caso surjam dúvidas sobre como armazenar corretamente um item específico, muitos fornecedores e distribuidores estão mais do que dispostos a visitar o almoxarifado e ajudar a treinar os colaboradores.

Os ABCs dos Almoxarifados de MRO

O colaborador de MRO deve entender como realizar contagens cíclicas das peças e estar ciente de quais são os itens mais movimentados no almoxarifado. A maioria das organizações utiliza o método ABC para determinar quais itens precisam ser contados.

Itens “A” normalmente representam 80% do valor total do inventário, mas apenas 20% dos SKUs (Unidades de Manutenção de Estoque) mantidos.

Itens “B” normalmente representam 15% do valor total do inventário, mas apenas 30% dos SKUs mantidos.

Itens “C” normalmente representam 5% do valor total do inventário e são 50% dos SKUs mantidos.

Método ABC:
Uma técnica de gestão de estoque que determina o valor dos itens de estoque com base em sua importância para o negócio. O método ABC classifica os itens com base em dados de demanda, custo e risco, e os gestores de estoque agrupam os itens em classes com base nesses critérios.

Fonte: NetSuite (em inglês)

Este método de classificação é um bom ponto de partida. Muitas organizações regularmente contam os 25 a 50 SKUs (Unidades de Manutenção de Estoque) mais movimentados em seu sistema. Isso garante que as peças com maior demanda estejam sempre em estoque e que sejam realizadas revisões periódicas do número mínimo e máximo de produtos em estoque. Essas informações são então fornecidas a um gerente que revisa os resultados e faz quaisquer mudanças necessárias para manter as peças em estoque em um nível ótimo.

Atribuição de Responsabilidade

Todos os associados do almoxarifado de MRO devem ser designados para uma área pela qual são responsáveis por realizar atividades 5S e manter os itens nessa área. Isso pode incluir:

• Realizar contagens cíclicas.
• Inspecionar danos e armazenamento inadequado.
• Realizar manutenção preventiva.
• Garantir que todas as peças estejam corretamente etiquetadas e no local correto.

Essa prática também promove um sentimento de orgulho, tornando os associados “especialistas” em sua área. Como bônus, muitas vezes, os associados podem ajudar a identificar correções necessárias em outra área de um colega que podem ter passado despercebidas, fornecendo um novo olhar.

As áreas designadas podem ser alternadas a cada trimestre para ajudar os associados a se familiarizarem com todas as áreas do almoxarifado.

Cursos de Almoxarifado de MRO

Finalmente, é importante oferecer a oportunidade para os associados frequentarem cursos formais de almoxarifado de MRO. Esses cursos abrangem:

• Formas de configurar e manter um almoxarifado.
• Como estocar peças nas quantidades certas.
• Programas de manutenção preventiva.
• Procedimentos de compra.
• As funções e responsabilidades necessárias para manter adequadamente um almoxarifado.

Sejam novos funcionários ou gerentes, todos os associados do almoxarifado podem se beneficiar ao frequentar cursos de MRO, que proporcionam conhecimento excelente que leva a resultados tangíveis para toda a organização, como aumento do tempo de utilização de ferramentas, redução de defeitos e diminuição dos gastos.

Conclusão

É crucial que os associados do almoxarifado de MRO tenham um plano de treinamento, assim como outros departamentos em toda a instalação, para obterem sucesso. O almoxarifado é um dos departamentos mais importantes em toda a instalação, mas até que seja fornecido o treinamento e investimento financeiro necessários, os benefícios que ele pode proporcionar não serão percebidos. Um ótimo associado de MRO é um recurso inestimável para qualquer instalação.